一、校属机关各处（室）原则上不得以学校名义自行行文。如确实因工作关系涉及学校方针政策及重要工作，需经学校党政领导签发批准，由机关业务处（室）起草文稿，经党政办公室审核，以“鞍山师范学院文件”或“中共鞍山师范学院委员会文件”名义行文。

二、校属机关各处（室）在本部门业务范围内制定的工作安排、通知、通报等相关规定，需经主管校领导批准，以鞍山师范学院处（室）函件形式下发。处室函件发放部门对所发函件内容负有解释权。处室函件属学校内部文件，不得对外。

三、处室函件的行文要求与国家、省、市公文处理的最新规定一致，必须规范化。具体要求如下：

（一）用纸：国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

（二）发文字号：包括发文机关代字、发文年度、发文顺序号，位于发文机关标识下方。发文机关代字用3号仿宋体字，居右排布；发文年度、发文顺序号用阿拉件数码标识，年度应标全称，用六角括号“〔〕”括入；顺序号不编虚位（即1不编001），不加“第”字。

（三）公文标题：发文字号下空1行，可分1行或多行居中排布；回行时要做到词义完整，排列对称，间距适当。标题用宋体、小二、加黑，小标题用宋体、小三、加黑。

（四）正文：用仿宋3号字（一律用word软件编辑），原则上每面22行，每行排28个字。

（五）行文结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（六）附件：公文如有附件，与正文相隔一行，左空2字，用仿宋3号字标识“附件”二字，后标全角冒号和名称；附件如有顺序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件正文应另起一页，在左上角第1行顶格标识“附件”二字，后标全角冒号，附件的序号和名称前后标识应一致。附件不加落款及日期，应与公文正文一起装订。

（七）单一发文印章：落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”；成文日期右空4字；发文机关除会议纪要不加盖印章外，其它公文应加盖印章，盖印要严肃认真，端端正正地盖在成文日期上，不得歪斜模糊。

（八）附注：公文如有附注，用仿宋小3号字体，居左空2字，加圆括号标识，在成文日期下一行。

（九）表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左下角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

（十）主题词：“主题词”用黑体3号字，居左、顶格标识，后标全角冒号；词目用宋体3号字；词目之间空1字，词目不允许超过5个。

（十一）收文机关：收文机关分为主送机关和抄报、抄送机关。主送机关名称应用全称或者规范化简称，位于标题之下，正文上方，顶格书写；抄报、抄送机关标注于主题词下1行，左空1字用宋体3号字标识“抄报”、“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄报、抄送机关对齐；在最后一个抄报、抄送机关后标句号，抄报机关与抄送机关必须分行排列。

（十二）印发机关和印发日期：印发机关和印发时间位于抄报、抄送机关之下（无抄报、抄送机关在主题词下）占1行位置，用仿宋3号字。印发机关左空1字，要用全称；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，要有“印发”字样。

（十三）公文页码：公文必须标有页码，位于页面右下角，用阿拉伯数码标识。

（十四）文件装订：若文件页数在两页以上，装订以文件的右侧与下侧对齐为主；钉的位置在文件左侧上各1/4处，钉要与左侧页面平行。